告客户书 | 关于实施国家认监委新版《质量管理体系认证规则》相关要求的告知函

尊敬的天圭认证委托人及相关方：

感谢贵公司对江苏天圭认证有限公司（以下简称TGC）的信任和支持。

国家认证认可监督管理委员会正式发布的新版《质量管理体系认证规则》（CNCA-QMS-01：2025）（以下简称2025版《规则》）将于2026年1月1日起正式实施，旧版规则同时废止。为更好地帮助客户理解和落实新版规则的要求、确保贵组织的质量管理体系认证合规性与有效性，现将与认证客户密切相关的要求及其变化、影响及后续安排告知如下，敬请阅知。

一、与认证客户有关要求的主要变化与落实建议

（一）认证委托人具备条件及应提供信息文件

1、认证委托人具备条件：（CNCA-QMS-01:2025 5.1.2）

（1）取得合法主体资格，并处于有效期内；

（2）取得相关法律法规规定的行政许可（适用时），并处于有效期内；

（3）已按认证标准建立质量管理体系（以下简称“QMS”），且运行满三个月；

（4）因获证组织自身原因被原发证机构暂停或撤销认证证书已满一年（适用时）；

（5）原QMS认证证书发证机构被国家认监委撤销QMS认证资质已满三个月（适用时）；

（6）当前未被行政监管部门责令停产停业整顿；

（7）当前未列入“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”发布的严重违法失信名单；

（8）一年内未发生被行政监管部门责令停产停业整顿的重大质量事故；

（9）一年内申请认证范围内的产品未发生产品质量国家监督抽查不合格，或发生产品质量国家监督抽查不合格但已按相关规定整改合格。

申请认证的客户及获证组织必须具备合法主体资格，常见合法主体资格载体为营业执照、事业单位法人证书等。基于新版规则对申请条件的要求，建议认证客户关注组织自身的合规信用信息维护，选择信誉好的认证机构并持续按时接受审核，以免由于发证机构资格被撤销或认证证书被暂停或撤销而影响认证证书的使用。

2、认证委托人应提供信息和文件资料（CNCA-QMS-01:2025 5.1.3）

认证委托人需要提供认证申请、法律地位文件、行政许可文件、强制性产品认证证书、组织机构及职责、生产或服务流程图、一年内发生的质量事故及行政处罚信息以及质量管理体系运行满3个月的证据。

建议认证客户申请认证前应先完成QMS搭建并运行3个月以上，并已实施内部审核、管理评审，留存体系运行记录。

（二）认证合同签订与费用支付（CNCA-QMS-01:2025 5.3.1）

1.认证机构应与每个认证委托人签订具有法律效力的认证合同。

2.认证费用应由认证委托人向认证机构直接支付，不得通过第三方支付。认证委托人的上级单位（如认证委托人所属的集团公司、事业单位、社会团体或机关）除外。

（三）认证方案策划与实施相关要求

1、初审阶段时间间隔(CNCA-QMS-01:2025 5.6.1)

初次认证审核应分为两个阶段实施：第一阶段审核和第二阶段审核。两个阶段审核时间间隔最短不应少于5日，最长不应超过6个月。

3、监督审核间隔(CNCA-QMS-01:2025 5.4.1.4)

初次认证及再认证后的第一次监督审核应在认证证书签发之日起12个月内进行。此后，监督审核间隔不应超过12个月。

4、再认证审核策划要求(CNCA-QMS-01:2025 5.8.2)

再认证审核应在获证组织现场进行，并应在认证证书到期前完成。

建议认证客户在认证证书到期前2-3个月完成现场审核，以确保认证资格的持续有效。若在证书到期前最后期限完成审核，可能导致认证资格的不连续，影响证书使用。

（四）认证客户应承担的责任

1、如实提供认证信息(CNCA-QMS-01:2025 5.3.3、5.3.4)

认证委托人和获证组织应遵守认证程序要求，如实提供相关材料和信息，配合认证行政监管部门的监督检查和认证机构对投诉的调查，及时向认证机构通报QMS及5.1.2中条件的变更情况，承担选择的认证机构资质被撤销而带来的认证活动终止、认证证书无法使用的风险。

2、认证证书和标志的正确使用(CNCA-QMS-01:2025 6.1.2)

获证组织在广告、宣传等活动中应正确使用认证证书、认证标志和有关信息。认证证书处于暂停期间、被撤销或注销后，不得继续使用认证证书和认证标志。

获证组织不得在产品上仅标注QMS认证标志，只有在注明获证组织通过QMS认证及认证机构名称的情况下，方可在产品包装上标注QMS认证标志。

3、认证记录的留存(CNCA-QMS-01:2025 10.5)

为了证实认证活动的实施，获证组织应留存认证证书有效期内相应的认证记录，至少包括：
（1）认证合同；
（2）审核计划；
（3）首、末次会议签到表；
（4）不符合报告及原因分析和纠正措施；
（5）审核报告；
（6）暂停、撤销通知（适用时）。

（五）生产现场要求 （CNCA-QMS-01:2025 5.4.1.3 、5.4.5.2、5.7.2 ）
1. 现场审核时认证委托人的生产或服务应处于正常运行。
2. 初次认证审核和再认证审核是对认证委托人完整体系的审核，应覆盖 GB/T 19001/ISO 9001所有要求，以及认证范围内的典型产品和服务。认证证书有效期内的监督审核累计应覆盖 GB/T 19001/ISO 9001 所有要求。
3. 每次监督审核应尽可能覆盖认证范围内的典型产品/服务及有代表性的生产/服务过程，并确保在认证证书有效期内的监督审核覆盖认证范围内的所有典型产品/服务、有代表性的生产服务过程。获证组织的认证范围包括季节性生产/服务活动的，监督审核策划时应考虑其季节性生产/服务情况，必要时应分多次进行监督审核。

（六）最高管理者的参与(CNCA-QMS-01:2025 5.5.3、5.5.4)

最高管理者必须参加首末次会议。如确因特殊原因无法参加，须提前提供书面授权，由被授权的高级管理层成员代为参会，并向审核组说明缺席理由。

审核组将通过面谈等方式，重点审核最高管理者在体系中的领导作用及其对质量方针、目标的熟悉和推动情况。若最高管理者未亲自参与并推动QMS实施的，认证审核应不予通过。

（七）终止审核情况（CNCA-QMS-01:2025 5.5.5）
发生下列情况的，审核组向认证机构报告后终止审核：
1. 认证委托人对审核活动不予配合，审核活动无法进行；
2. 认证委托人的最高管理者或经授权的高级管理层成员缺席首、末次会议；
3. 认证委托人实际情况与申请材料有重大不一致；
4. 其他导致审核程序无法完成的情况。
（八）提前较短时间通知审核（CNCA-QMS-01:2025 5.9.3）
    获证组织认证范围内的产品在产品质量国家监督抽查中被查出不合格时，自市场监管部门发出通报起30日内，认证机构将对该组织实施提前较短时间通知的审核。
（九）不符合验证（CNCA-QMS-01:2025 5.10）
1.认证委托人应对审核中发现的不符合在规定的时限内进行原因分析，采取相应的纠正措施。认证机构将对认证委托人所采取的纠正措施的有效性进行验证。
2.严重不符合的验证时限：
（1）初次认证应在第二阶段审核结束之日起6个月内完成；
（2）监督审核应在审核结束之日起3个月内完成；
（3）再认证审核应在原证书到期前完成。
3.对于认证委托人未能在规定的时限内完成对不符合所采取措施的情况，认证机构不应做出授予认证、保持认证或更新认证的决定。

（十）证书的暂停、撤销(CNCA-QMS-01:2025 7.2、7.3)

1.认证证书的暂停

获证组织有以下情形之一的，认证机构应在调查核实后5日内暂停其认证证书，并保留相应证据：
（1）QMS持续或严重不满足认证要求的，包括QMS文件与实际业务运作严重脱离；
（2）不满足QMS适用的法律法规要求，且未采取有效纠正措施的；
（3）受到与质量相关的行政处罚，且尚未完成整改的；
（4）发生重大质量事故，反映获证组织QMS运行存在重大缺陷的；
（5）拒绝配合市场监管部门的认证执法监督检查，或者提供虚假材料或信息的；
（6）持有的与QMS范围有关的行政许可文件、资质证书、强制性认证证书等过期失效的；
（7）不能按照规定的时间间隔接受监督审核的；
（8）未按相关规定正确引用和宣传获得的认证证书和有关信息，包括认证证书和认证标志的使用；
（9）不承担、不履行认证合同约定的责任和义务的；
（10）被有关行政监管部门责令停业整顿的；
（11）发生与质量相关重大舆情的；
（12）主动请求暂停的；
（13）其他应暂停认证证书的。
    2.认证证书的撤销
    获证组织有以下情形之一的，认证机构应在获得相关信息并调查核实后5日内撤销其认证证书，并保留相应证据：
（1）被注销或撤销法律地位证明文件的；
（2）被“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”列入严重违法失信名单的；
（3）认证证书的暂停期限已满，但导致暂停的问题未得到解决或有效纠正的；
（4）经行政监管部门确认因获证组织违规而造成产品和服务等重大质量安全事故的；
（5）QMS没有运行或者已不具备运行条件的；
（6）其他应撤销认证证书的。
    3.认证证书的注销
    获证组织主动申请不再保持认证证书时，认证机构应确认在不存在暂停或撤销情形后，注销其认证证书，并保留相应证据。

注：根据CNCA-QMS-01:2025 5.1.2（4）规定，因获证组织自身原因导致证书被暂停或撤销的，自证书状态暂停之日起一年内，任何认证机构（包括原发证机构）均不能受理贵组织提出的新认证申请。

（十一）认证标志的使用(CNCA-QMS-01:2025 6.1.2、6.1.3)

获证组织在广告、宣传等活动中应正确使用认证证书、认证标志和有关信息。认证证书处于暂停期间、被撤销或注销后，不得继续使用认证证书和认证标志。获证组织不得在产品上仅标注QMS认证标志，应同时标注QMS认证标志、获证组织通过QMS认证及认证机构名称。

二、新版规则修订后续工作安排

新版规则对认证机构和认证客户都提出了更明确和严格的要求。认证准入门槛加高；审核策划实施、标志使用和证书维护的规范性要求更明晰；认证审核中更加关注认证组织的合规性、体系运行的持续有效性、组织最高管理者在质量管理体系运行中发挥的领导作用。为确保获证组织顺利完成新版规则的过渡，请务必重视本次规则修订的变化，积极配合我机构完成相关工作。

2025年内，我们将组织相关认证人员完成对新版规则的研究学习和相关管理文件的修订，并升级业务管理系统，确保认证各项工作合规。从2026年1月1日起QMS认证工作将严格执行新版规则，天圭认证将陆续换发认证证书，且在2029年1月1日前确保所有QMS认证证书的证书编号符合新版规则要求。感谢您一直以来对我们工作的理解与支持。

如您有任何疑问，欢迎随时与我们联系。让我们携手迎接更高标准、更高质量的新阶段！

天圭认证客服电话：400-828-0029